Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.
En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.
Si no aparece el cuadro
Herramientas haz clic sobre el botón
de la barra de herramientas.
Cuando queremos crear
varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una
línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los
controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el
botón correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueo hacemos clic sobre el botón
.
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título.
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo
del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un
cuadro de texto dependiente porque depende
de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la
vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los
cuadros de texto también pueden ser
independientes, por ejemplo para presentar
los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un
usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en
ningún sitio. En la propiedad Origen del control
tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado
(cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos
presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder
la fórmula por el signo de igualdad =.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de
opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que
hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del
grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un
cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botón de alternar
,
se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo
Sí/No, si el campo contiene el valor
Sí, el botón aparecerá presionado.
Botón de opción
,
se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
Si el campo contiene el valor Sí, el
botón tendrá este aspecto
,
sino, este otro
.
Casilla de verificación
,
se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
Si el campo contiene el valor Sí, la
casilla tendrá este aspecto
,
sino, este otro
.
Cuadro combinado
.
En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a
asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no
disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en
todo momento se utilizar un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado
muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si
queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha.
Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente
que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista
.
A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores
aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un
cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o
sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se
abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Botón de comando
.
Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por
ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro,
etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción
correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el
botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para
realizar más de treinta acciones predefinidas distintas.
Control imagen
para
insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de
registro.
Marco de objeto independiente
para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un
gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.
Salto de página
, el salto de página no tiene efecto en la vista
Formulario pero sí en la vista
preliminar y a la hora de imprimir.
Control ficha
,
se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos
campos que no caben en una sóla pantalla y queremos organizarlos en varias
fichas.
También podemos agregar
un subformulario
. Un
subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario
primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del
formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario
se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o
formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando
se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios.
Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla
Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos
matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).
Línea
para
añadir una línea en el formulario.
Rectángulo
para añadir un rectángulo al formulario.
Por último podemos
añadir más controles, controles más
complejos con el botón
.
